Digitaalse kommunikatsiooni läbimurde aastad: digiallkiri muutub varsti tavapäraseks

Kuigi tänapäeval enamik dokumente luuakse arvutiga, allkirjastatakse neid ikka käsitsi ja aja jooksul jäävad nad riiuleid koormama.

Kas olete kunagi arvestanud mitu dokumenti teie ettevõte nädala jooksul allkirjastab? Kui palju võtab aega lepingu allkirjastamise protsess? Küllap oleme kõik sattunud pingeid tekitavasse olukorda, kui oleme sunnitud raiskama aega oodates, millal ülemus allkirjastab vajaliku dokumendi, kuigi kasutades mobiilset digiallkirja oleks asi olnud palju lihtsam ja kiirem.

Juba nüüd on ilmselge, et revolutsiooniline abivahend – digiallkiri – on muutumas mugavaks igapäevaseks töövahendiks ja varsti saame me digiallkirja omades mitte ainult allkirjastada dokumente, vaid osaleda ka Riigikogu valimistel. Eeldused organisatsiooni kaasaegseks juhtimiseks on olemas juba nüüd, kuid senimaani on turg puudust tundnud valmis ja mugavatest lahendustest. Sellised lahendused, mis oleks odavad ja ei vajaks keerulist seadistamise protsessi, samas võimaldades ettevõttel dokumendid arhiveerida ja keskselt pilves hoida. Olukord muutub – ettevõte DocLogix esitleb uue põlvkonna  dokumentide allkirjastamise ja haldamise töövahendit. „Kujutlege ette, et lepingu allkirjastamise protsess teie partneritega võtab mitte 2 nädalat, vaid väheneb kuni mõne minutini. Mõelge millist mõju see omab teie ärile, kui palju laseb säästa aega, energiat, kulusid?“ ütleb Andrius Girdvainis, DocLogix‘i ärijuht.

Odav seadistada, lihtne kasutada, välja arendatud mobiilne juurdepääs

Ainult selleks eesmärgiks tõi üks eesrindlikumaid dokumentide ja protsesside juhtimise süsteemi tarnijaid – ettevõte  DocLogix – kokku professionaalide meeskonna, kes lõi eesrindliku dokumentide juhtimise vahendi. See hõlmab kolme eraldi olevat lahendust: 1) aitab ettevõtetel kvalifitseeritud digiallkirjaga allkirjastada lepinguid, 2) juhtida personali dokumente ning 3) digitaliseerida, lisada kulud kuluallikatele ja arveid kinnitada.

Kõiki lahendusi toetab arvuti pilve arhitektuur, seega kaugjuhtimise teel saab mitte ainult pakkuda, kinnitada ja juhtida dokumente, vaid leida kiiresti vajalikku informatsiooni. Ettevõttele, mis süsteemi kasutab, tähendab see seda, et kõik ettevõte dokumendid on ühes kohas – pilves – ja neid saab, vastavalt eelnevalt kokkulepitud konfidentsiaalsuse nõuetele, ohutult kätte millisest tahes arvutiseadmest mis tahes maailma punktist.
„Pole saladus, et juhid aina rohkem oma ajast töötavad mitte büroos, vaid täidavad oma tööülesanded mobiilsete seadmetega. Dokumente saavad nad allkirjastada kõigi elektroonilise posti vahenditega (kaardilugejaga, digiallkirjaga jms),“ loetleb pilvelahenduste eeliseid DocLogix pilveproduktide juht Tomas Masiulis.

Tänu pilvelahenduste printsiibile toimivale lahendusele vähendatakse kasutamiskulusid, ettevõttel ei ole vajalik omada IT infrastruktuuri, ta saab süsteemi kasutada teenusena otsekohe, seadistamise kulud on väikesed.

Dokumenti on lihtne allkirjastada ja leida

Süsteemi loonud spetsialistid mõtlesid läbi ja lõid lahendused, mis on kehtivad kõigi dokumendi elu faasides: programm hoolitseb, et dokumendid, mis vajavad kooskõlastamist ja allkirjastamist jõuaksid vajalike inimesteni ja nemad oleksid täitmise käigust automaatselt informeeritud. Süsteem saadab töötajatele teated nendele määratud dokumentide kinnitamisest ja juhtidele töötajate poolt saadetud taotlustest. Kogu allkirjastamise protsessi vältel on võimalik asjaga seotud inimestel dokumenti kommenteerida ja küsimusi küsida. Lõpuks on kooskõlastatud dokument allkirjastatud digiallkirjaga, millel on juriidiline jõud. Kõik dokumendid säilitatakse süsteemis ja on omavahel seotud, seega vajadusel on lihtne järgida nende täitmise käiku. Dokumendid, mida enam ei kasutata, arhiveeritakse, et süsteemi oleks kasutada veelgi mugavam ja kiirem.

„Tänapäeval, kui üks suuremaid  ettevõtete probleeme on efektiivsuse otsing, peame ära kasutama kõik töö produktiivsemaks muutmise võimalused. Dokumentide juhtimiseks ei piisa enam ainult tavapärastest arvutiprogrammidest, seepärast laseme parem dokumentidel endil liikuda mööda virtuaalset ruumi, aga inimesed vabastame kulleri „sildist“ ja leiame enda töökavas lisaaega varem edasilükatud töödele,“ kinnitab Girdvainis.

Kommentaarid
Soovime, et meie veebilehe sirvimine oleks võimalikult mugav, mistõttu kasutamegi küpsiseid (cookies). Klõpsates nppu „Nõustun”, nõustute ka küpsiste salvestamisega. Täpsemat teavet küpsiste kohta ja kuidas nendest saab keelduda, lugege DocLogixi privaatsuspoliitikast.