Infovoogude haldamine: missioon on täidetav
Mida tähendab tootmisettevõttes ringleva info ja dokumentidega hakkama saamine? Minu meelest tähendab see tootmisprotsessiga kaasneva dokumentatsiooni kvaliteedi tagamist, tootmisprotsessi enda kvaliteetset kulgu, operatiivset tööd klientidega ja turvastandarditele vastava toodangu tootmisvõimekust. Firma, kus ma töötan, Triple D Bending, toodab nafta- ja gaasitrassidele ja keemiatööstusele eritellimuste järgi torupõlvi.
Ühe toote projekteerimise ja tootmisega võib ametis olla mitusada inimest. Ja see toode, mis nende inimeste koostöös valmib maetakse lõpuks lihtsalt vähemalt paarikümne meetri sügavusele maa alla. Siin võibki tekkida küsimus: «Mida sellist erilist me siis müüme?». Arvan, et nii Triple D Bending kui ka ükskõik milline muu tootmisettevõte müüb mitte lihtsalt toodet, vaid ka selle tootega kaasnevaid protsesse. Ja seepärast võiks selle toote ja protsesside nn koosluse kokku võtta nimetusega «kvaliteet, töökindlus, turvalisus». Teisisõnu, me müüme kliendile kindlustunde, et meie toodetud toode on tõeliselt kvaliteetne ja kõigile standarditele vastav ja me saame sellele anda julgest 20 aastat garantiid.
Kuidas seda kõike saavutada? Loomulikult on võimalik igal tootmisetapil ettevalmistatud dokumendid käsitsi kokku korjata. Küsida spetsialistidelt veelkord üle, kas nad on dokumentatsiooni ettevalmistamisel ja koostamisel järginud kõige uuemaid nõudmisi? Üksikasjalikult kontrollida, kas ettevõttest väljuval toodangul on kaasas viimasele versioonile vastav täielik dokumentatsioon. Aga kas see kõik annab soovitud efekti? Minu vastus on ei. Milleks teha tööd, mille võib enda kanda võtta progressiivne IT-töövahend? Meie juhul siis dokumentatsiooni ja protsesside haldussüsteem (DPH).
Kuidas esimesed sammud lihtsamaks teha?
Loomulikult ei teadnus ma algul (ilmselt ka teie mitte), millist tööriista ma vajan. See on nagu haigusegagi – tunned, et olemine pole kõige parem, kuid esialgu pole aimugi, milliste ravimitega enda ravima peaks. Seepärast uurisin, kuidas automatiseerivad ja optimeerivad protsesse teised tootmisettevõtted, milliseid suundi eelistavad ja milliseid nõudmisi esitavad dokumentide ja protsesside haldussüsteemidele. Peale selle toppisin nina ka protsessihalduse akadeemilistesse materjalidesse. Alustanud kogemuste ja metoodiliste nõuete kooskõlastamisega, saavutasime pisut rohkem, kui kolme aastaga selle, et torupainutamisega tegelevas ettevõttes Triple D Bending muutus protsesside juhtimine efektiivseks ja proaktiivseks. Koosolekud muutusid mitu korda tõhusamaks, dokumentide otsimiseks kulub mitu korda vähem aega ja seejuures kindlustab dokumentatsiooni ja protsesside haldussüsteem selle, et kõik vajalikud dokumendid jõuaksid kliendini. Ja lõpuks oleme võimelised nägema probleeme, kiirelt reageerima turu- ja tehnoloogiamuudatustele ning tagada oma toodete kõrgeima kvaliteedi.
Kuidas see meil õnnestus? Üritan sellest rääkida alljärgnevas artiklis.
Kas motivatsiooni on piisavalt?
Olen täiesti kindel, et motivatsiooni on kõikide muudatuste aluseks ja edasiviivaks jõuks. See lugu poleks ilmselt saanud edulooks, kui meil oleks keset protsessi tekkinud motivatsioonipuudus. Kust seda motivatsiooni siis võtta? Loomulikult on üheks parimaks motiveerijaks edukalt lõpetatud ja väärilise tunnustuse saanud töö. Seepärast hankige enne protsesside automatiseerimise ja optimeerimise juurde asumist juhtkonna toetus ja koguge kokku asjast huvitatud inimeste grupp, kellele need muudatused kasulikud on. On ju meeskonnas töötamine tunduvalt lihtsam, kui üksinda. Peale selle leidsin kolleegid kes tegelesid samade probleemidega teistes tootmisettevõtetes ja veetsin nendega suheldes palju aega. Peale selle otsustasin hakata jagama oma kogemusi artiklites ja ettekannetes.
Millisel protsesside juhtimise ettevalmistusetapil te asute?
Tehke enda jaoks kindlaks, millisel protsesside juhtimise ettevalmistusetapil te parajasti asute – teil on siis lihtsam planeerida eelseisvaid tegevusi. Neid on kokku vaid viis:
- Ad-Hoc või Protsesside kaootiline juhtimine;
- Vajalike protsesside määratlemine;
- Kontrollitavad protsessid;
- Protsesside süsteemi projekteerimine;
- Proaktiivne juhtimine.
Reaalset vahet esimese ja viienda etapi vahel võin illustreerida näitega enda kogemusepagasist. Umbes kolm aastata tagasi hoiti Triple D Bending´u koosolekute protokolle koos lisamaterjalidega Excel´i ja Word´i failides. Serverites võis leida hulgaliselt kõige erinevamaid faile. Polnud olemas unifitseeritud malle ja sel põhjusel polnud võimalust jälgida ettevõtte tegevust ja selle põhjal järeldusi teha. Praegu on meil olemas Koosolekute juhtimise lahendus ning me kasutame ühtset ülesannete ja protokollide standardit, millele saab lisada konkreetseid ülesandeid ja protokolle. Järjekordsele koosolekule tulles pole vaja enam mõõda kaustasid laiali paiknevaid dokumente otsides pead murda. Kõike on võimalik süsteemis näha.
Mis oli alguses: vahend või analüüs?
Tuleb tunnistada: minu esimeseks töövahendiks protsesside automatiseerimisel olid Excel‘i tabelid. Enne ükskõik millise muudatuse tegemist tahtsin mõista kuidas protsessid töötavad. See suhteliselt lihtne kuid küllaltki paindlik töövahend sobis mu eesmärke täitma väga hästi. Ma ei kiirustanud, joonistasin oma mõttekaardi ja hakkasin protsesside loogilist süsteemi kokku panema. Isegi praeguseks pole ma seda protsessi lõpetanud, sest enesele protsesside selgeks tegemine ja määratlemine pole üldse ühekordne tegevus. Seda tuleb pidevalt jälgida, täiustada ja optimeerida.
Loomulikult tuli mul protsesside määratlemisel ja nende üleviimisel reaalsusest IT-vahenditesse tihti ette takistusi. Kui asjad ei läinud nii nagu plaanitud, võtsin aja maha. Võtsin aega, et probleemi süviti lahata, suhelda projektijuhtidega ja etappe üle vaadata. Mõnikord tuli appi võtta loominguline mõtlemine – eriti neis situatsioonides, kui loogika või matemaatilised arvutused enam ei aidanud.
Üheks pead murdvaks ülesandeks osutus küsimus, kuidas olemasolevatele protsessidele lisada standardid, reeglid ja nõuded. Need on loomingulisuse, adapteerimiskiiruse ja paindlikkuse tõelised pidurid! Kuid ilma nendeta pole ettevõttes võimalik kindlustada turvalist, kvaliteetset ja konkurentsivõimelist tööd. Kui lõhkeb kasvõi üks naftat transportiv toru, tuleb maksta suuri trahve ja ettevõtet ähvardab sulgemine. Aga mida siis nende tuhandete dokumentidega teha? Kui me need kõik välja prindiksime, poleks me võimelised neid haldama ja peale selle rikuksime ökoloogilisi standardeid.
Mõtiskledes kõikide nende nõuete, reeglite ja standardite üle mõistsin, et mul on vaja esmaklassilist töövahendit, millega oleks võimalik juhtida peale dokumentide ka protsesse.
Mida ma välja valisin?
Olles teadlik erinevates nõuetest, hakkasin mõtlema, millist vahendit meie ettevõte vajab. Selleks hetkeks oli ettevõtte protsesside juhtimine juba etapiviisiliselt kontrollitud ja projekteeritud protsessidele üle läinud ja tekkis vajadus neid protsesse ja töö käiku veelgi rohkem tunnetada. Peale selle nägin, et seina kasutusel olnud ERP-süsteem (ning loomulikult ülalmainitud Excel-i tabelid) ei suutnud kõiki meie nõudmisi kuigivõrd rahuldada. Mulle oli vaja kahte töövahendit: dokumentide juhtimissüsteemi ja protsesside juhtimise süsteemi. Õnneks leidsin dokumendihaldussüsteemi DocLogix, milles sain peale kõikide protsesside ühendamise ja automatiseerimise mõistlikult kohandada süsteemi meie ettevõtte konkreetsetele vajadustele vastavaks.
Loomulikult on iga suurepärase süsteemiga vaja palju tööd teha. Ainult nii saab häid tulemusi saavutada. Mina aga sain aru, et pean omandama veel ühe oskuse – õppima konfigureerima dokumendihaldussüsteemi DocLogix.
Niisiis, mida meil õnnestus selle süsteemi abil saavutada? Toon ühe, kõigile tootmisettevõtetele aktuaalse näite. Triple D Bending´u arvukas seadmepark täidab iga päev hulgaliselt erinevaid tehnilisi operatsioone. Kuidas kõiki neid seadmeid jälgida? Lõime dokumendihaldussüsteemis DocLogix seadmeparki kontrolliva juhtimislahenduse. Dokumentatsiooni ja protsesside haldussüsteemis on igale seadmele ja isegi nende eraldiseisvatele osadele kinnistatud dokumendid, mida on lihtne automaatselt kontrollida. Süsteem teatab ennetavalt tehnilise kontrolli peatsest lõppemisest ja loob vastavad ülesanded. Selle tulemusena on ettevõte kaitstud ootamatute tehniliste probleemide tekkimise eest, mis võiksid lõppkokkuvõttes viia tootmisülesannete täitmatajätmise, ebakvaliteetse toodangu ja klientide rahulolematuseni.
See on ainult üks näide, kuidas meil õnnestus IT-vahendite abil saavutada kontrollitaseme ja efektiivsuse tõus. Üldistades võib öelda, et kui dokumentatsiooni ja protsesside juhtimissüsteemis oli loodud loogiline ja efektiivselt töötav protsesside süsteem, nägin ma, et neile toimingutele kulunud jõupingutused ja aeg ning isegi rahaline kulu hakkasid järjest vähenema.
Mis edasi?
Ja lõpuks, pärast nelja aastat protsesside automatiseerimist ja optimeerimist, on meil efektiivselt toimiv protsesside juhtimissüsteem. Nüüd võin öelda, et Triple D Bending´us juhitakse protsesse proaktiivselt. Me saame prognoosida millisesse suunda hakkab tootmisettevõtte tegevus kalduma, kiirelt protsesse vahetada ja kiirelt reageerida muudatustele seadusandluses või standardites.
Ma näen, et jõupingutused kannavad vilja: vähenevad ajutised ja finantskulud, personal töötab tõhusamalt ja kulutab rohkem aega toodangu kaasajastamisele mitte tehnilistele momentidele.
Kas ma suudan sellel peatuda? Loomulikult mitte. Nüüd mõtlen dokumentatsiooni ja protsesside haldussüsteemi täiendamisest ja parendamisest, uute lahenduste loomisest, protsesside optimeerimisest ja töö käigus tekkivatest muudatustest. ˇPraegu saan mõelda ka täiendavatest investeeringutest dokumentatsiooni ja protsesside haldussüsteemi sest protsesside efektiivsuse tõstmine on ju lõputu protsess.
