Kuus sammu firma protsesside eduka automatiseerimise poole

Minult küsitakse konverentsidel, koosolekutel ja koolitustel tihti: „Kuidas saame me äriprotsesse efektiivsemaks muuta? Milliseid vahendeid meil vaja on ja kust me alustama peame?“ Kõige suuremad takistused edasimineku ees tekivad vastuste, kogemuste ja motivatsiooni puudumisest.

Selles artiklis tahaksin ma jagada oma kogemusi protsesside automatiseerimises. Ma ei kirjelda, millise süsteemi ma dokumendi- ja protsessihalduseks valisin, ega miks. Mu eesmärk on jagada parimaid viise nii selle rakendamiseks ning tegevusviiside valimiseks kui ka pakkuda asjalikke nõuandeid selle kohta, kus ja kuidas alustada protsesside automatiseerimist. Eesmärgiks on aidata firmadel kogeda efektiivsuse paranemist ja muuta klienditeenused, lepingute vastavusse viimine, arvete heakskiitmine ja suur hulk muid protsesse palju kiiremaks ja arusaadavamaks.

1 – Kuidas teada oma vajadusi, eesmärke ja otsitavaid hüvesid

Ma arvan, et on peaaegu võimatu leida firmat, mis ei saaks kasu protsesside automatiseerimisest. Vaatame näiteks meie ettevõtet: automatiseerimine suurendas meie administratiivse töö tulemuslikkust mitu korda. Sealhulgas muutusid kokkulepete reguleerimine ja isiklike dokumentide haldus märgatavalt kiiremaks. Ilmselgelt räägin ma nende protsesside kasudest, mis on edukalt automatiseeritud. Enne säärase projekti väljakutsete ettevõtmist on tähtis, et iga firma:

• Saab aru enda hetkelise olukorra ebatõhususest.
• On nõus muutuma.
• On kindel otsitavates tulemustes.
• Alustab ühest protsessist, mida soovitakse lahendada.

Viimane punkt on kõige tähtsam, sest parimad kavatsused jäävad tihti vaid mõtte- ja arutlustasandile. Kust leiame edasiliikumiseks motivatsiooni? Kaugele ei tule vaadata: muutused võivad töötajate poolt heakskiidu leida, sest nad tahavad dokumendihaldussüsteemidega kaasnevatest võimalustest viimast võtta. Muutusi võivad ergutada ka väljaspool firmat asetleidvad protsessid (näiteks elektroonilise allkirja vajadus) ja tegelike kasude poole pürgimine. Avia Solutions Groupi jaoks oli muutuste tõukeks soov kindlate protsessidega seotud tõhususprobleemide lahendamiseks ning riskide ja eranditega toimetulemiseks.

2 – Projektijuhi määramine.

Mida teha siis, kui meil on eesmärk olemas? On aeg leida vastutav isik. Ei ole tähtis, kes projekti eest vastutab: see võib olla üks töötaja või tiim. Palju tähtsam on see, et sellel isikul või grupil on laiad teadmised organisatsiooni toimingutest ja et nad tunneksid protsesside automatiseerimise eesmärke, vajadusi ja muid faktoreid. Protsessiomanikku on riskantne projektijuhiks määrata, sest nende prioriteedid sisaldavad pigem funktsionaalsete allüksuste või osakondade hüvesid kui terve organisatsiooni omasid. Näiteks seame protsesside automatiseerimise ajal IT osakonnas üles eraldi üksuse.

Mida peaksid tegema väikefirmad? Ma soovitan leida töötaja, kes on valmis ja võimeline olema volitatud projektijuht. Ideaalolukorras on see heade kvalifikatsioonidega isik, kellel on tugevad haldus- ja läbirääkimisoskused. Need oskused on muidugi ka tööga omandatavad ja isik ei pea kõike teadma. Kõige tähtsam faktor on isiklik pühendumus.

3 – Prioriteedialade kindlakstegemine

Täiuslik aeg prioriteedialade kindlakstegemiseks on hetk, kui kõigi protsesside automatiseerimiseks hakatakse plaani looma. Te pead otsustama, millistele protsessidele automatiseerimise seisukohast kõigepealt keskenduda. Ma leian, et järgnevad kaks reeglit on väga kasulikud:

• Vali lühikesed, tihti toimuvad ja lihtsad protsessid. See lubab sul minimaalsete ressurssidega saavutada varaseid tulemusi, mis inspireerib sind automatiseerimisega jätkama.
• Ära ürita end suurima vastupanuga aladele ja/või automatiseerimisest vähimate kasude saamisega aladele peale suruda. Need töötajad ühinevad hiljem ise.

Ma tahaksin teie tähelepanu juhtida ka faktile, et automatiseerimise hilisemates staadiumites võite te kohata järgnevaid probleeme:

• Dokumendihaldussüsteem on korras ja protsessid on automatiseeritud, kuid midagi ei kasutata.
• Protsess on automatiseeritud, kuid sisaldab vigu (loe allpool, kuidas seda vältida).
• Firmal on veel aid üks automatiseerimata protsess, aga selle omanik ei soovi jätkuvalt muutuseid.

Kui te kohtate selliseid probleeme, ärge ignoreerige neid ja tehke kindlaks, kas on võimalik leida lahendusi. Alustage tekkinud küsimuste väljaselgitamisest ja liikuge siis olukorra parandamise meetodite juurde. Kui näiteks on tekkinud olukord, kus töötajad ei kasuta süsteemi, siis küsige neilt põhjust. Võibolla ei ole protsessil kindlat osalist või ei ole see isik koolitatud dokumendihaldussüsteemi kasutama.

4 – Tõkete ja eranditega toimetulemine

Üks suuremaid takistusi, millega toime pidime tulema, oli töötajate skeptilisus rakendatud tehnoloogia ja süsteemi suhtes. Protsessi automatiseerimise kohta käivates vestlustes kohtasime me kõige negatiivsemaid vastuseid: „Ei, seda on võimatu saavutada“; ja küsimusi nagu: „Mida me teeme, kui süsteem kokku jookseb?“ ning „Miks ei tööta see nüüd ja praegu?“. Nende küsimuste peamine allikas on hirm ja loomulik vastupanu muutustele. Suhtlemine, selgus ja juhatajate toetus aitab nendest probleemidest üle saada.

Automatiseerimise algstaadiumitel on ülimalt tähtis juhtkonna selge ja tugev toetus. Juhatajad peavad takistama töötajatepoolset tagasiminekut traditsiooniliste dokumendihaldusmeetodite ja –erandite, milleks dokumendihaldussüsteemi ei vajata, juurde. Nendest probleemidest saab üle personalijuhtimise ja riskidega.

Veel üks tähtis aspekt on töötajate eelduste haldus, kui nad ootavad kõike nüüd ja praegu. Nad ei saa oodata protsesside kohest automatiseerimist ega seda, et see seotakse automaatselt raamatupidamis- ja andmebaasideprogrammidega. Proovige oma töötajatele kaks asja selgeks teha:

• Protsessioptimisatsiooniga kaasnevad hüved;
• Et automatiseerimine on järkjärguline protsess;
• Mis praegu toimub?

Jätke meelde, et töötaja „Ei“ võib käia muutuste kohta, mitte protsessi automatiseerimise enda kohta. Ma soovitan töötajate vastuste või elektroonilise dokumendihalduse selgitamist ka valitsusasutute tasemel.

Seistes silmitsi töötajate hirmude ja umbusaldusega on automatsioonide eest vastutava inimese ülesandeks selgitada süsteemi stabiilsuse tagamine, kes võib osa võtta ning kus ja kuidas saavad teha dokumentidest koopiaid need, kes kaasa lüüa ei saa. Kui ma suutsin need aspektid kindlaks teha, hakkasid töötajad automatiseerimist rohkem usaldama ja ma sain loa muutuste rakendamiseks.

Veel üks märkimisväärne asi on see, et te ei leia firmas ühtegi inimest, kes teab kõiki üksikasju ja erandeid dokumendi teekonna kohta punktist A kuni Z. Teie ülesandeks on teha kindlaks kõik protsessi aspektid, kasutades selleks arutelusid ja uuringuid, seejärel neid kirjeldada ja viimaks need süsteemi lisada. Räägin omast kogemusest, kui ütlen, et kõigi takistuste ja erandite tundmine ja nende kohta näidete omamine on väga oluline osa protsesside automatiseerimise rakendamises.

5 – Kogu protsessi efektiivsemaks muutmine

Ma tahaksin teid julgustada mitte proovida protsesse automatiseerida säärasel viisil, et te lõpetate samas olukorras, kus olite algselt. Tean omast kogemusest, et kui vastate ebatõhusale protsessile ebatõhusa IT protsessiga, tuleb sellest topelt ebaefektiivne olukord. Kas me peaksime aga süüdistama IT vahendeid? See on põhjus, miks tuleb enne protsesside automatiseerimist seda täiustada, sellest kõike teada, arvestada kõigi eranditega ja arutleda, kas kõik osalejad on tõepoolest vajalikud ja kas plaanis on mittevajalikke astmeid. Ärge üllatuge, kui protsesside täiustamine võtab kuni 80% automatiseerimisele kulunud ajast.

6 – Tulemuste hindamine

Kõik või peaaegu kõik protsessid on viimaks automatiseeritud. Mida nüüd teha?

• Hinnake tulemusi. Kehtestage automatiseerimisest tulenenud tegelikud hüved. Äkki on ruumi täiustamiseks?
• Teadustage oma edulugu. Mõelge sellele, kuidas teie kogemused võiksid teisi aidata. Kui mõned firmas leiduvad protsessid on jäänud automatiseerimata, siis võivad positiivsed kogemused viia edasiste muutusteni.
• Jätkake automatiseeritud protsesside täiendamisega. Jätke meelde, et protsessid on pidevas muutuses. Need muutused peavad peegelduma mitte ainult reaalsuses, vaid ka dokumendihaldussüsteemis.