Tellimuste juhtimise lahendus – Tellimuste juhtimine

Tootmises on projektide täitmisega hilinemise peamiseks põhjuseks sageli see, et dokumentatsiooni juhtimine ei ole efektiivne või ei hoita projektide dokumente korralikult. Seetõttu võib ettevõte suurtest tuludest ilma jääda. Kuidas teie saaksite selliseid situatsioone vältida? Valige DocLogix tarkvara – parim dokumentide, teabe ja äriprotsesside juhtimise platvorm Euroopas.

DocLogix tellimuste juhtimise lahendus koosneb projektide spetsialiseeritud juhtimise komplektist, mis lubab tootmisprotsesse automatiseerida, muuta paindlikumaks ja läbipaistvamaks. See lahendus aitab paremini juhtida tööprotsesse ja projekte, koostada  prioriteetsete ülesannete nimekirju ning säilitada ühes kohas kõik tellimused või projektidega seotud dokumentatsiooni. Samuti annab see tarkvara võimaluse jälgida ühes süsteemis töötajate progressi ning töötulemusi.

Tellimuste juhtimine tagab korra ettevõttes, vähendab igapäevaseid tootmiskulusid ja suurendab produktiivsust.

Miks tasub valida see lahendus?

DocLogix tellimuste juhtimise lahendus vastab kõige paremini tootmissektori ning väikeste ja keskmiste ettevõtete vajadustele, mis osutavad projektitüüpi teenuseid ja tooteid ning/või tunnitariifil põhinevaid teenuseid. See lahendus on näiteks eriti kasulik toiduainete või lennundusega seotud tööstuses, kus on vaja tööprotsesse ja ‑protseduure eriti rangelt jälgida ja need peavad olema läbipaistvad. Taoliste tellimuste täitmise käigus tehtud viga võib põhjustada suure kahju.

Tellimuste juhtimise kasu klientidele:

• 100% JÄLGITAVUS – saate jälgida kõiki tehases toimuvaid protsesse.
• 90% VÕRRA VÄHENEB VIGADE JA HILINEMISE RISK– parendab ettevõttes toimuvate ülesannete järjepidevust ja ettevalmistamist.
• 80% VÕRRA SUUREM EFEKTIIVSUS TAKISTUSTE VÄLJASELGITAMISEL– kõik tellimused, projektid ja tööprotsessid on automatiseeritud.
• 70% VÕRRA VÄHENEVAD ARHIVEERIMISKULUD – kõiki tootmisega seotud dokumente (näiteks spetsifikatsioonid ja standardid, kvaliteedikontrolli kanded, protokollid, kaubapartii pakendamise kohta tehtud kanded, klientide informatsioon, teostatud tööde kirjeldused, kasutatud materjalide nimekirjad jms.) säilitatakse digitaalsel kujul süsteemisiseselt. Samuti tagab süsteem, et kasutate alati dokumentide kõige uuemat versiooni.
• 40% VÕRRA LÜHENEB PLAANILISTE TOOTMISTELLIMUSTE TÄITMISE AEG – süsteem loob automaatselt uue ülesande või saadab vastutavatele isikutele teate, kui midagi toimub teisiti, kui on plaani järgi ette nähtud. Tänu sellele saate tuua oma toote turule kiiremini ja pealegi väiksemate kuludega.
• ANDMETE KOGUMINE JA ANALÜÜS ON EFEKTIIVSEMAD – tööprotsesside käik ja tööülesanded on automatiseeritud.
• OTSUSTE VASTUVÕTMINE muutub lihtsamaks ja kiiremaks, sest töötajad näevad ühes süsteemis kõiki ettevõttes toimuvaid protsesse.

Funktsionaalsused:

• Tellimuste eraldamine ülesanneteks ja (või) elementideks.
• Töötellimuste, projektide või ülesannetega seotud dokumentide juhtimine (kogumine, versioonidega märgistamine, tutvumine, säilitamine ja levitamine).
• Tehniliste jooniste haldamine.
• Dokumendi sisu automaatne (põhiosa) loomine lisatud metaandmete põhjal.
• Dokumendihalduse käsitsi töötlemise automatiseerimine koos dokumentide liikumise automatiseerimisega.
• Interaktiivsed ja automaatsed profülaktilised ning korrigeerivad meeldetuletused ja teated.
• Tootega seotud dokumentide automaatne kogumine kliendile esitamiseks.
• Dokumentide saatekirjade automaatne koostamine.
• Dokumentide kliendile esitamise jälgimine ja registreerimine.
• Projektiga seotud tööaja mugav jälgimine ja registreerimine.
• Tööjaotuste ja projekti tööajakulude planeerimise ning tööjõuressursside kohta andmete kogumine ja analüüs.

Lahendus hõlmab järgmisi alasid

• Projektide dokumentatsiooni juhtimine.
• Projektiga seotud dokumentatsiooni haldamine (dokumentide automaatne kogumine, saatedokumentide koostamine ja saatmine kliendile, tõenduse, et klient on paki kätte saanud, registreerimine).
• Tööajakulu jälgimine ja kulutuste registreerimine.
• Toote ja tootmisega seotud dokumentide (kvaliteedikontrolli ja kvaliteedi tagamise) haldamine.

Kuidas see toimib?

• TELLIMUSTE / PROJEKTIDE JUHTIMINE.Protseduuride ja (või) ülesannete prioriteetsete nimekirjade koostamisel ning tootmisprotsessi üldpildi esitamisel lubab tellimuste juhtimise lahendus teil koondada tähelepanu kõige tähtsamatele ülesannetele. Kui alustate uut projekti ja hakkate sisestama projektiga seotud dokumente, tekitab süsteem automaatselt dokumentide kujutise. Kui aga algab dokumentide liikumine, siis saadab süsteem automaatselt selle tööga seotud töötajatele e-postiga teateid. See funktsioon likvideerib kõik ligipääsude ja vastutustega seotud segadused. Projektijuht või mõni teine vastutav isik saab jälgida protsessi kõiki etappe. Kui süsteem märkab mingit rikkumist või hilinemist, siis saadetakse vastutavatele töötajatele interaktiivne profülaktiline ja (või) korrigeeriv meeldetuletus või teade.
• TOOTMISDOKUMENTATSIOONI HALDAMINE.Tellimuse/projekti kaardi kasutamisel saate mugava ligipääsu kõikidele selle töö konto või projektiga seotud erinevat tüüpi dokumentidele. Samuti saate jälgida osaliselt teostatud ülesannete seisundit ja tulemusi. Süsteemis säilitatakse kõiki projektiga seotud dokumente (dokumentide erinevaid versioone, auditiuuringuid (kandeid operatsioonide ja metaandmete muudatuste kohta), tehnilisi jooniseid jne). Samuti tagab süsteem interaktiivse kontrolli erinevate dokumentide täitmise ja täitmise kuupäevade üle. Lisaks sellele saate vältida kulukaid tööseisakuid või sama töö teostamist kaks korda. Süsteem tagab ka paralleelse ligipääsu samadele dokumentidele – juhtivad töötajad saavad võimaluse koostada eelistatud kasutajate nimekirju. See tähendab, et teatud kindlale teabele on juurdepääs ainult vastutavate töötajate grupi liikmetel.
• TEHNILISTE JOONISTE HALDAMINE.Saate oma ettevõtte andmebaasi sisestada konkreetsetele projektidele mõeldud kõiki metaandmeid sisaldavat tehnilist teavet ja seda täiendada. Vajadusel saab koostatud tehnilist joonist kasutada ka teise projekti teostamisel, seda ei ole raske süsteemist mõne sekundiga leida.
• TOOTEGA SEOTUD DOKUMENTIDE HALDAMINE.Süsteem pakub välja ka väga kiire ja mugava kõigi projektiga seotud dokumentide (üleandmisdokumentide, transpordidokumentide, toote passide jms) kliendile edastamise viisi. Selleks koostatakse automaatselt dokumentide pakett, mis tuleb kliendile edastada, lisaks sellele luuakse automaatselt saatedokument, milles on kirjeldatud, millised dokumendid kliendile saadetakse. Iga üksiku dokumendi juures (mis on üks osa kogu paketist) säilitatakse ka teavet selle väljasaatmise eesmärgi ja seisundi kohta. Tänu sellele saab saatja näha, kas see dokument on välja saadetud, tagastatud, kinnitatud või tagasi lükatud.
• AJAKULU JÄLGIMINE, PROJEKTI TÄITMISE AJA JA INIMRESSURSSIDE PLANEERIMINE.Unustage tööde hilinemine ebatõhusa ja problemaatilise tööaja planeerimise ning muude raskuste tõttu, mis on seotud töötaja oskuste prognoosimisega. Hinnates ajutist teavet eksisteerivate töökontode kohta ja võrreldes seda uue projekti lõpetamise planeeritava kuupäevaga, arvestab süsteem automaatselt välja projekti täitmise kestuse. Lisaks sellele loob lahendus mugava keskkonna tööaja jälgimiseks ja registreerimiseks.
• AJAKULU REGISTREERIMINE. Kõik töötajad jälgivad oma töötunde ja teatavad need oma ülemustele. Samuti võivad ülemused saada teatud kindlal ajal kliendile mõeldud teavet projekti täitmiseks ette nähtud töötundide üldarvu kohta ning teavet iga konkreetse töötaja kohta. Üldiste töökulutuste arvestamine aitab kindlaks teha, kas projekt on tulus ja kas ettevõte võib töösse võtta teise, sarnaste eesmärkidega projekti. Lisaks sellele võib projekti täitmisel tehtud kulutuste kohta saada teavet igal projekti elluviimise hetkel.

DocLogix tellimuste juhtimise lahenduse valinud kliendid, kes soovivad tagada oma organisatsiooni veelgi parema juhtimise, valivad seejuures ka järgmised DocLogix lahendused:

• Hangete haldamise lahendus
• Kvaliteedijuhtimine
• Riski-ja vahejuhtumite juhtimine
• Aja-ja kulude jälgimine ja aruanded

Ühilduvus

DocLogix tellimuste juhtimise lahenduse võib juurutada igasse juba toimivasse süsteemi, näiteks raamatupidamisarvestusse või ERP’ga  seotud protsessidesse.

Seda lahendust kasutava kliendi arvamus

„Tootmises võib iga väiksemgi hilinemine väga palju maksma minna. Ettevõte peab tegutsema täpselt nagu kellavärk. Sel põhjusel valisimegi DocLogix tellimuste juhtimise lahenduse. Tulemuseks oli see, et meie ettevõtte tegevus parenes pidevalt. Meil ei ole enam probleeme uute tellimuste või projektidega, meie töötajate tööjõudlus suurenes, saavutasime parema jälgitavuse ning meie andmete kogumise ja analüüsi protsessid on enneolematult tõhusad. Ajal, mil kõik räägivad automatiseerimise väärtusest, oleme meie juba saanud sellest tuntavat kasu.”

Rokas Radziunas, „Triple D Bending“ Protsessi parandamine juht