Protsessihaldus: arukas investeering teenib miljoneid
DNB töörühmas oli mu ülesandeks tööprotsesside efektiivsuse kasvu tagamine. Seejuures oli eesmärgiks kvaliteetne teabehaldus minimaalse aja- ja paberikuluga. Seda pole võimalik lihtsalt ja kiiresti saavutada, kuid head tulemused olid jõupingutusi väärt – ettevõte säästis mitte sadu, vaid tuhandeid eurosid ning kolleegidel kulub nüüd dokumenditöötluseks tunduvalt vähem aega, mistõttu saavad nad klientidele rohkem tähelepanu pöörata.
Oleme töötanud dokumendi- ja protsessihalduse süsteemiga DocLogix üle 10 aasta ning investeering (ROI) on end lausa tuhandekordselt ära tasunud. Tänu oma teadmiste rakendamisele, järjekindlale tööle ja DocLogixi tehnoloogiale oleme saanud ühe süsteemi investeeritud euro kohta koguni 57 eurot kasumit. Tasuvuse tagasid tööprotsessideks kuluva aja kokkuhoid (automatiseerimine, optimeerimine) ning trüki- ja paberikulude vähendamine. Jagan mõningaid tähelepanekuid neile, kes ei ole täheldanud dokumendi- ja protsessihalduse süsteemi kasutamisega kaasnevat kasu ning loodan motiveerida neid, kes alles kaaluvad selles valdkonnas esimeste sammude astumist.
1. Investeerige arukalt ning pange ost ennast ära tasuma
Paljud ettevõtted investeerivad IT-lahendustesse, mis peaksid aitama kvaliteetselt hallata teavet ja dokumente. Kuid ainuüksi lahenduse hankimisest ei piisa. Treeningseadme ost üksi ei kasvata ju lihaseid. Tõelist kasu saate siis, kui panete süsteemi maksimaalselt tööle – kohandate selle oma ettevõtte vajadustele, viite dokumendid ja nende andmehaldusprotsessid paberilt süsteemi. Sellesse tuleb kindlasti kaasata töötajad. Süsteem ei tasu end kohe ära, selleks kuluvad mõned aastad. Kasum investeeringust tuleb suurem, kui teete kohe alguses kindlaks, millised dokumendid ja protsessid on kõige töökulukamad ning alles seejärel asute neid süsteemi integreerima.
2. Süsteemi rakendamine: puudutab kõiki, juhib üks
Protsesside täiustamine ei peaks olema ühe üksuse või ühe projekti eesmärgiks, vaid puudutama kogu ettevõtet, st olema strateegilise tasemega peaeesmärk. Ainult nii õnnestub kaasata maksimaalselt töötajaid. Asjas rolli omav töötaja või üksus on sel juhul omamoodi edu pandiks, sest kõik teavad, kelle poole pöörduda, kes hindab kasulikkust ning oskab selles vahel ka kahelda.
3. Iseseisev süsteemiseadistus = tegevusvabadus
Vajate asjatundjat (võib-olla ka töörühma), et saaksite süsteemi 100% kasutada. Juurutame suure seadistuste valikuga platvormi, mistõttu oleme süsteemi tootjast peaaegu sõltumatud. Keeruliste protsesside loomiseks vajame ainult mõnda konsultatsiooni. Kõigi muudatuste peaeesmärgiks on igakülgselt „tarbija eest mõtlev“ süsteem. Sellise eesmärgi saavutamine ei ole lihtne ülesanne, kuid oma kogemuste varal võin väita, et võimalik.
4. Alustage vähehaaval, kuid ärge piirduge sellega
Väikesed sammud käivitavad protsessi – sellist mõju täheldasime ka meie. Automatiseerimist alustasime nendest protsessidest, mis said ettevõttelt kõige madalama hinde. Kui need said tehtud, veendusid kliendid uuenduse silmnähtavas kasulikkuses ja me teenisime nende usalduse ning edasine koostöö sai paraja kiirenduse. Kui protsessid on süsteemi üle kantud, läheb töötajatel tavaliselt kohe kergemaks. Teabe automaatne liikumine loob usalduslikuma töökeskkonna ja lõimumise uue praktikaga.
5. Tulud ei ole mitte emotsioonid, vaid faktid
Töökäitumise muutmiseks ei piisa ainult dokumendihalduse süsteemist (DHS) ja heast tahtest. Selged faktid tugevdavad töötajate motivatsiooni mitte piirduda juba saavutatuga ja otsida süsteemile uusi kasutusviise. Edukate tulemuste õigeks hindamiseks tuleb teada, milline oli olukord enne DHS-i kasutuselevõttu ja protsesside automatiseerimist. Lihtne näide, kuidas võrrelda protsesse enne ja pärast nende digiteerimist:
Nagu tabelist nähtub, lühenes pärast protsesside automatiseerimist meie pangas lähetuse vormistamise protsess 8 tunnilt 6 minutini. Selle protsessi rahalise kasu arvutamisel tuleb arvestada töötaja puhta tööaja kokkuhoidu. Sel juhul lühenes töötaja puhas tööaeg 16 minutilt 6 minutini. Seega säästeti 10 minutit ühe töötaja tööaega. Käesolev protsess kordub aastas 3 800 korda, mistõttu säästeti 633 tundi tööaega ehk 79 päeva. Paberi- ja halduskulude lisamisel saame tulemuseks 13 000 eurot kokkuhoidu igal aastal. Ning see on ainult ühe protsessi automatiseerimisest saadud kasu. On selge, et mida rohkem protsesse automatiseeritakse, seda rohkem raha kokku hoitakse. Arvutused, mille õigsuses pole võimalik kahelda, näitavad meie töö tegelikku väärtust, motiveerivad ja suurendavad kaasatust.
6. Ka lisakasu on oluline
Peale mõõdetavate väärtuste on olulised ka muud tegurid – neid ei saa eurodes ja säästetud töötundides mõõta, kuid tähelepanu väärivad nad kindlasti. Olukord, kui vaid vähesed uurivad tööjuhiseid, küsivad telefoni teel nõu, kusjuures töötajate rahulolu indeks on kõrge, tähendab, et uus tööprotsess on lihtne. Näiteks uut lähetusprotsessi hindasid töötajad kuuepalli süsteemis 5,7 palliga. Töötajate küsitluse korraldamine on ilmselt kõige lihtsam viis nende hinnangut välja selgitada. Kui töötajad olid uut protsessi kaks kuud kasutanud, esitasime neile kolm lühiküsimust. Positiivsed hinnangud innustavad, kuid veel rohkem kasu toovad kriitika ja uued ettepanekud, mis näitavad, kuivõrd on ettevõtte töötajaid kaasanud ning kuidas nad aitavad teil end täiustada.
7. Järjekindla tööga saab säästa miljoni
Ajakohane IT-lahendus, tegus lahenduse omanik, algatusvõimelised töötajad, esimesed automatiseeritud protsessid, säästetud töötunnid ja järjekindel areng on see tegevusring, mis mitte ainult ei anna miljoni säästmiseks tõuget, vaid muudab ka ettevõtte sisekorraldust. Ajakohased protsessid innustavad inimesi edasi arenema ja juba loodut vääriliselt hindama. Ning selgub, et vanu harjumusi ei tulnudki muuta.