Tutvuge DocLogix 2019-ga

Meil on rõõm tutvustada teile uut DocLogixi versiooni, DocLogix 2019. See versioon on erakordne oma funktsioonide rohkuse poolest, mis võimaldab teie organisatsioonil töötada veelgi tõhusamalt ja mugavamalt.

Olete kõik teretulnud vaatama DocLogix 2019 versiooni uudiseid:

  • Elektrooniline allkiri
  • Uuendatud funktsioonid
  • Kasutajasõbralikum liides
  • Paindlikum atribuutide konfiguratsioon
  • Uued protsessi konfiguratsiooni suvandid
  • Funktsioonid, mis muudavad töö lihtsamaks
  • Mugavam kontaktide haldamine LDAP-ga
  • Lihtsam süsteemi haldamine ja kiiruse optimeerimine

ELEKTROONILINE ALLKIRI

ADOC-i spetsifikatsiooni muudatuste rakendamine. SHA256 algoritmi kasutamine DocLogixi süsteemis

1 juulist 2019 jõustuvad ADOC-V1.0 spetsifikaadi lisade 14 ja 16 uued versioonid (Leedu peaarhivaari 28. jaanuari 2019. aasta käskkiri nr VE-6), mis näitab, et elektrooniliste allkirjade loomiseks kasutatavaid algoritme muudetakse. Seni on ADOC-V1.0 spetsifikaadi kohaselt elektrooniliste allkirjade loomiseks kasutatud andmete koostamise genereerimisalgoritmi SHA1 või SHA256.

Uues ADOC-i spetsifikaadi versioonis peetakse algoritmi SHA1 haavatavaks ja mitteturvaliseks, mistõttu see eemaldatakse lubatud algoritmide nimekirjast. 1. juulist 2019 pole SHA1 enam kasutatav.

DocLogix rakendab selles spetsifikatsioonis tehtavaid muudatusi täielikult uue versiooniga.

Kliendid, kellel on DocLogixi süsteemi vanemad versioonid, on teretulnud neid uuendama.*

* Soovitame teil ühendust võtta oma ettevõtte klienditeenindusjuhiga või DocLogixi süsteemi hooldajaga.

 

Elektroonilise allkirja koopia autentsuse eesmärk

Klientidel on mõnikord dokumentide elektroonilise allkirjastamisega probleeme, kui tehnilistel põhjustel (allkirja taset pole õigeaegselt tõstetud, kehtivus on lõppenud, sertifikaat on aegunud jne) kvalifitseeritud elektroonilise allkirjaga allkirjastatud dokumendid enam ei kehti ja tehniliste meetmetega pole enam võimalik panna dokumenti uuest kehtima. Leedu Riiklik Keskarhiiv ei aktsepteeri kehtetute dokumentide pikaajalist säilitamist.

Ainus viis praegu see probleem lahendada on dokument välja printida ja paberil allkirjastada.

Et aidata klientidel see probleem lahendada, rakendab DocLogix elektroonilise allkirja koopia autentsuse eesmärki.

 

Mis on DocLogixi süsteemis seni toimunud?

  • DocLogixi süsteemis allkirjastatakse dokumente elektroonilise allkirjaga, mis vastab ADOC-V1 spetsifikatsioonile ja mille sertifikaadi kehtivust tähistab roheline märk.
  • Dokumendid, mis enam ei kehti või ei vasta ADOC-V1 spetsifikatsioonile, on tähistatud punase märgiga.

 

Uues versioonis?

  • DocLogixi süsteem sisaldab rakendusfunktsiooni, mis võimaldab allkirjastada dokumente elektrooniliselt eesmärgiga autentida koopia ja tõsta allkiri tasemele XadES-X-L.
  • Teie mugavuse huvides kuvatakse süsteemis selliselt allkirjastatud dokumendid kollase märgiga.

 

Hallake vajadust koopia autentsuse järele, kasutades tavapärast ülesande ja protsessi funktsiooni: looge ülesandeid või protsessisamme koopia autentsuse kinnitamiseks allkirja taotlemise võimalusega. Rakendage ja allkirjastage korraga mitu koopia autentimise ülesannet.ASiC-formaadis (Associated Signature Containers) elektroonilise allkirja toetamine

 

ASiC-formaadis (Associated Signature Containers) elektroonilise allkirja toetamine

Elektroonilist allkirja kui väga mugavat dokumentide allkirjastamise viisi kasutatakse laialdaselt mitte ainult Leedus, vaid ka teistes Balti riikides ja mujal.

Eesti on teatanud, et alates 2019. aastast asendatakse laialdaselt kasutatav formaat .bdoc järk-järgult usaldusväärsema ja rahvusvaheliselt kooskõlastatud ASiC-formaadiga.

ASiC (tuntud ka kui BDOC-TS või ASiC-E LT ) üks enamkasutatud elektroonilise allkirja formaate Balti riikides. Nüüd saab võimalikuks selles formaadis allkirjastatud dokumendi kehtivuse kinnitamine ja üleslaadimine DocLogixi süsteemi. See lihtsustab meie klientide tööd nii välismaal kui ka koos välisfirmadega.

 

Võimalus kasutada rohkem ajatempli pakkujaid

 Pakume teile laiemat ajatemplivalikut. Spetsiifiliste pakkujate kasutamiseks soovitame teil ühendust võtta oma ettevõtte klienditeenindusjuhiga või DocLogixi süsteemi hooldajaga.

 

Saatke ülesanne juurdepääsu saamiseks elektroonilist allkirja taotledes

 Nüüd saate juurdepääsu saamiseks ülesannet saates võimaluse määrata, kas ülesande saaja peab ülesande vastuvõtmise allkirjastama, st kinnitama ülesande täitmist elektroonilise allkirjaga.

 

UUENDATUD FUNKTSIOONID

 

 Parendatud/parem teisendamine PDF-iks

Et pakkuda klientidele täpsemat ja usaldusväärsemat PDF-i näitamist, oleme parendanud PDF-iks teisendamise funktsiooni. Nüüdsest hakkab see töötama usaldusväärsemalt ja saadakse täpsemad originaali PDF-pildid. Samuti pakub see kiiremat eelvaadet ja lihtsamat serveri ettevalmistust.

Pärast versiooni uuendust kuvatakse dokumendis kasutatud sümboleid, pilte ja kirjatüüpe pärast teisendamist PDF-formaadis täpsemalt.

 

 E-kirja mallid

Nüüdsest on palju lihtsam koostada ja saata mallkirju. Põhifunktsioonid on järgmised.

  • Võimalus luua individuaalseid detaile eri dokumenditüüpidele.
  • Saate kasutada dokumenditeavet (metaandmeid) ja sisestada selle soovitud kohta mallis.
  • Võimalus teha teabes muudatusi enne malliga koostatud sõnumi saatmist.

 

 

 

KASUTAJASÕBRALIKUM LIIDES

 

Kohandage kuvatavate ridade stiili oma vajaduse järgi

Oleme loonud uue funktsiooni, mis annab süsteemi värvidele ja klientidele rohkem vabadust. Eristage tähtsaid dokumente või kirjeid ja näidake neid stiilis, mis iseloomustab teid ennast. Kiirem teavitamine suurematest muutustest või asjakohasest teabest.

Võimalikud rea kuvamise konfiguratsioonid:

  • taustavärv
  • rasvane tekst
  • kursiivkiri
  • allajoonitud tekst
  • läbikriipsutatud tekst

Näide isikupärastatud reastiilidest:

 

Isiklik värvivalik DocLogixi töökeskkonnale

Süsteemis Doclogix 2017 R2 võimaldasime klientidel valida 7 DocLogixi süsteemi värvi vahel.

Uus versioon võimaldab kasutajal isiklikult valida DocLogixi süsteemi värvi, kui organisatsiooni juhid pole otsustanud teisiti.

Nüüd saab iga kasutaja otsustada, mis värvi töökeskkonnas ta soovib töötada.

 

 

Kasutage dokumendipuud mugavamalt

Olenevalt teie failinimede pikkusest võib teil olla vaja näha täielikke või osalisi failinimesid.

Nüüd jätab süsteem teie viimase valiku meelde ja kui te järgmine kord DocLogixi avate, kuvatakse dokumendipuu laius sellisena, nagu see oli eelmisel korral.

 

 

Dünaamiliselt kohandatav välja kõrgus

Mitmed valikuväljad laienevad nende täitmisel automaatselt, nii et te ei pea enam nende suurust eelnevalt muutma. See võimaldab teil vorme optimeerida ja tühjade või osaliselt täidetud väljade ülekoormamist vältida.

 

Paindlikum tegumiriba konfiguratsioon

Nüüd saate valida, mida kuvatakse tegumiribal: ülesande saatjat või kuraatorit või lihtsalt ülesande nime ilma saatjat/kuraatorit täpsustamata.

 

 

PAINDLIKUM ATRIBUUTIDE KONFIGURATSIOON

Et pakkuda klientidele suuremat paindlikkust süsteemi atribuutide kohandamises ja konfigureerimises nende organisatsiooni vajaduste järgi, samuti meie kliendi mugavuse huvides, oleme uude versiooni DocLogix 2019 lisanud tööriistad, mis võimaldavad teha järgmist.

 

Kohandada manuste viimistlust

Laiendatud dokumendimanuse atribuutide konfiguratsioon: looge oma atribuudivaated ja määrake need eri dokumenditüüpidele.

Nii kuvatakse dokumendimanused vastavale dokumenditüübile määratud viisil: näiteks ei kuvata välju, mis on mingi konkreetse dokumenditüübi jaoks tähtsusetud.

 

 

 

Määrata otsingufiltrit vormi tasandil

See funktsioon võimaldab määrata ühe ja sama jälgimistüübi atribuudile erinevaid filtreid, määrates vormiatribuudi seadetes mingi muu filtri. Seepärast saab ühte ja sama otsingut (jälgimist) kasutada erinevates vormides ja teha valikuid teiste tähenduste hulgast. See võimaldab olemasolevaid otsinguatribuute tõhusamalt kasutada.

 

Määrata, millised atribuudi muudatused tulevad logis registreerida.

Pakume suuremat paindlikkust muudatuste logi konfigureerimiseks. Nüüd saate valida, milliseid atribuute võiks süsteem logisse salvestada. Selle eesmärk on vältida liigse või mittevajaliku teabe kuvamist. Peate vaid määrama väljad, mida soovite muudatuste logis salvestada.

 

 

UUED PROTSESSI KONFIGURATSIOONI SUVANDID

 

Pakume uusi võimalusi organisatsiooni protsesside automatiseerimiseks. Optimeerige oma organisatsioonilisi protsesse uute võimaluste abil.

 

Dokumendifaili vahetamine automaatse protsessisammuga

Oleme lisanud protsessi konfigureerimise tööriistale uusi funktsioone. Nüüdsest saavad kliendid protsessi loomisel automaatselt määrata dokumendi konkreetsele failile. Kirjeldage dokumendifaili muutmist protsessis üheainsa klõpsuga.

 

Võimalus pikendada protsessi konkreetsete automaatsete sammudega

Oleme loonud võimaluse teha protsessis automaatselt eriline samm, mis kirjeldab mingi konkreetse organisatsiooni otsust või selle osa.

Mingi konkreetse protsessisammu väljatöötamine nõuab programmeerija oskusi.

Võimalike kasutuste näited.

  • Protsess ekspordib automaatselt dokumendi soovitud vormingus ja paigutab selle failihoidlasse või muusse sellisesse kohta.
  • Asjakohaste manustega e-kiri saadetakse välja automaatselt vastavalt saaja riigile.

 

FUNKTSIOONID, MIS MUUDAVAD TÖÖ LIHTSAMAKS

 

PDF-märgi lisamine PDF-formaati teisendamise ajal

Valige ja lisage PDF-märk teisendamise ajal. Nüüd saate valida üksiku dokumendi või manuse jaoks sobivaima PDF-märgistuse konfiguratsiooni. See võimaldab teil valida märgile sobivaim koht leheküljel jne.

 

MS Wordi malli väljade automaatne värskendamine

Nüüd, töötades programmiga MS Word otse DocLogixi süsteemi kaudu, saate seada teavet laadivad malliväljad end automaatselt värskendama, kui avate MS Wordi lisandi Annex (või MS Word pakub väljade värskendust).

 

 

MUGAVAM KONTAKTIDE HALDAMINE LDAP-GA

 Oleme laiendanud LDAP (Lightweight Directory Access Protocol, lihtsustatud kataloogisirvimise protokoll) integratsiooni kahe uue funktsiooniga. Nüüd saate teha järgmist.

 

Luua uue otsinguväärtuse LDPA sünkroonimise ajal, kui see pole varem loodud

Näiteks automaatselt luua uue tähenduse sellisele teabele nagu amet, riik, linn, haridus jne.

Seetõttu vajab LDAP sünkroniseerimine vähem kontrolli: uusi otsinguväärtusi ei ole vaja käsitsi luua.

 

Konfigureerida LDAP integratsiooni kasutajaga seotud Doclogixi väljade (otsingute) täitmiseks LDAP teabega sünkroonimise ajal.

Nii saate näiteks sünkroonida Doclogixi kasutusjuhendit LDAP kasutajaandmetest.

 

LIHTSAM SÜSTEEMI HALDAMINE JA KIIRUSE OPTIMEERIMINE

Paindlikum integratsioonitegevuse aja konfiguratsioon

Seni on kliendid saanud konfigureerida asünkroonsete tööde (nii standard- kui ka täiendavad integreerimised) algust, määrates soovitud teostamisperioodi ja taasteostuse sageduse.

Polnud aga võimalik planeerida viivitust, kui integratsiooni ei toimunud (näiteks ei saadud seda kõige intensiivsematel süsteemi kasutamise perioodidel käivitata). Nüüd on võimalik lisada ajapiire, kui asünkroonset tööd ei saa alustada.

Näide. Mitte rakendada integreerimist MS Navisioniga määratud ajavahemikes 16.00 kuni 16.30.

 

 

Seadistage nende asünkroonsete tööde järjestus, mida soovite teostada

Mõnikord on asünkroonsed tööd omavahel seotud ja need tulevad teostada eelnevalt määratud järjekorras. Varem oli sellist teostust raske tagada, kuid nüüd saab mitut tööd kombineerida ja seejärel need korrakohaselt, st teie määratud järjekorras teostada.

Sellega välistatakse omavahel seotud tööde kattumine.

 

Teostage asünkroonne töö kohe ilma täiendava seadistamiseta

Nüüdsest saavad DocLogixi süsteemi haldajad teostada asünkroonset tööd (integreerimist jne) ühe nupuvajutusega: standardseid teostuse seadeid pole vaja muuta.

Protsess käivitub 1 min jooksul pärast klõpsamist nupule „Teosta nüüd“.

 

Lükake edasi automaatsete protsesside käivitus

Sageli on protsessi käivitamine dokumendi loomise või tagastamise ajal pikk ja keeruline toiming (sõltuvalt protsessi konfiguratsiooni funktsioonidest).

Sellisel juhul saab protsessi käivitada asünkroonselt (viivitusega).

Nüüd saate käivitada protsessi asünkroonselt. Sel viisil paraneb kasutajakogemus, sest dokument luuakse märksa kiiremini.

 

Valige vajadus täita MS Wordi malli väljad

Määrake, milliseid dokumenditüüpe (profiile) tuleb MS Wordi mallivälja väärtustega värskendada. Seda saab teha allpool näidatud parameetri abil. Kui süsteem on õigesti konfigureeritud, teostab see väljavärskendusi ainult valitud dokumenditüüpide jaoks ega püüa värskendada teiste MS Wordi manuste väljaväärtusi. Nii ei mõjuta MS Wordi malli värskendusi mittevajavad dokumenditüübid kogu süsteemi ja töötavad kiiremini.

DocLogix 2019 ühildub täielikult uusima tehnoloogiaga:

  • Windows Server 2019
  • SQL Server 2017 (Windowsi platvormil)

 

Kommentaarid
Võtke meiega ühendust

Kas sooviksite arutada, kuidas saab DocLogix aidata kaasa Teie ettevõtte eesmärkidele? Andke sellest meile teada, täites ära alljärgnev vorm.

Soovime, et meie veebilehe sirvimine oleks võimalikult mugav, mistõttu kasutamegi küpsiseid (cookies). Klõpsates nppu „Ma nõustun”, nõustute ka küpsiste salvestamisega. Täpsemat teavet küpsiste kohta ja kuidas nendest saab keelduda, lugege DocLogixi privaatsuspoliitikast.