DocLogix 2016 on juba teiega

Suve lõpul esitleme teile meie selle aasta saaki – dokumendihaldussüsteemi DocLogix uut versiooni – DocLogix 2016. Sellel korral pakume teile hulgaliselt täiustusi ja uusi võimalusi, mis lubavad teie organisatsioonil töötada veelgi tõhusamalt.

Niisiis, mida uut on versioonis DocLogix 2016:

  • Võimalus allkirjastada dokumente PDF vormingus elektroonilise allkirjaga;
  • Kalendrite uuendamine: töötajate tööaja arvestus, kiirülevaate mallid ja sündmuste kalendri värvilahendused;
  • Isikustatud aruannete koostamine ja laialisaatmine;
  • Veelgi mugavam dokumentide import välistest süsteemidest;
  • Täppisotsingu täiustused;
  • Palju mugavam e-kirjade allalaadimine.

PDF vormingus elektroonilise allkirjaga allkirjastatud dokument – elektrooniliste dokumentide piirideta liikumine

pdf

Me mõistame hästi elektroonilise allkirjastamise tähendust organisatsiooni tegevuse tõhususe tagamisel ning meil on seepärast hea meel teatada, et maailmas uskumatult laialt levinud PDF-vormingus elektrooniliselt allkirjastatud dokumendivorming on nüüd kasutatav ka dokumendihaldussüsteemi uues versioonis DocLogix 2016. Seega pole teil PDF-vormingus elektrooniliselt allkirjastatud dokumentide allkirjastamiseks vaja täiendavaid programme – te saate seda teha lihtsalt ja kiirelt otse dokumendihaldussüsteemis DocLogix.

Pisut uuest standardist:

«PDF-vormingus elektrooniliselt allkirjastatud dokumendivorming kogub jätkuvalt populaarasust. On ilmne, et selline areng lõhub siiani eksisteerinud riikidevahelised e-allkirjastamise müürid. Juba praegu on PDF-vormingus elektrooniliselt allkirjastatud dokumendivorming tunnustatud kogu Euroopa Liidus. Seega omandab dokumendihaldussüsteemi DocLogix 2016 see konkreetne funktsioon meie rahvusvahelistel turgudel töötavatele klientidele erilise aktuaalsuse», – kinnitab DocLogix´u tootejuht Tomas Masljunis.

ADOC-vorminguga võrreldes on PDF-vormingus elektrooniliselt allkirjastatud dokumendivormingu kasutamine hoopis mugavam. ADOC-faili saades on inimesed tihtipeale segaduses: kuidas seda avada, allkirjastada ja allkirja kehtivust (valiidsust) kontrollida? ADOC-vormingus failide avamiseks on vaja spetsprogramme ning kasutajatel pole neid tihti käepärast või ei tea kuidas neid kasutada. Uus allkirjavorming on palju universaalsem, meeldivam ja palju arusaadavam:

  • PDF-vormingus elektrooniliselt allkirjastatud dokumentide vaatamiseks pole vaja spetsvahendeid, piisab programmiga Adobe Acrobat Reader varustatud arvutist;
  • PDF-faile avavad veebilehitsejad, andmehoidlad, CRM-süsteemid jne.;
  • PDF-vormingus dokumente suudavad salvestada kõik tänapäevased tekstiredaktorid. Kui leping oli koostatud Microsoft Word´is, tuleb see enne allkirjastamist lihtsalt PDF-vormingusse salvestada;
  • See on rahvusvahelisel ETSI-standardil põhinev üleeuroopaline elektroonilise allkirja vorming, mida tunnistab enamik maailma riike.

PDF-vormingus elektrooniliselt allkirjastatud dokumendivormingu allkirjastamine põhifunktsioonid:

  • Võimalus eelnevalt määratleda milliseid dokumente ja milliste elektrooniliste allkirjadega te hakkate allkirjastama. Kõik dokumendihaldussüsteemi DocLogix poolt toetatud elektrooniliste allkirjade vormingud (Adoc, BDOC EDOC) jäävad kehtima ka edaspidi. Ärge muretsege, teil ei tule murda pead selle üle, millise elektroonilise allkirjaga millist dokumenti teil allkirjastada tuleb. Sõltuvalt dokumendi tüübist või selle tulevasest olekutsüklist (saadetakse organisatsioonist välja või ei, edastatakse riigiasutusse või ei, arhiveeritakse 50 aastaks või kõigest kolmeks aastaks) määrab teie süsteemiadministraator eelnevalt kasutatava elektroonilise allkirja vormingu. Teil tuleb vaid klikata allkirjastamise nupule.
  • Täiendav elektrooniline allkirjastamine. Nagu teie jaoks harjumuspärase reaalse allkirjastamisega, saab ühte ja sama dokumenti ka elektrooniliselt allkirjastada mitu inimest. Samuti on olemas võimalus allkirjastada dokumendi metaandmed.
  • Ajamärgise lisamine. Ajamärgise lisamine on integreeritud allkirjastamise protsessi. Dokumendihaldussüsteem DocLogix lisab vastavalt allkirja tasemele vastava märgise dokumendile või allkirjale.
  • Elektroonilise allkirja valiidsuse kontroll. PDF-vormingus elektrooniliselt allkirjastatud dokumenti on väga lihtne avada ja kontrollida. PDF-vormingus elektrooniliselt allkirjastatud dokumendi saamisel ei tule teil dokumendi vaatamiseks ning selle seaduslikkuse ja korrektsuse kontrolliks kasutada spetsiaalset süsteemi või tarkvara. Seda saab teha väga lihtsalt – oma arvutis oleva elementaarse tarkvaralise vahendi, programmiga Adobe Acrobat Reader. Elektroonilise allkirja valiidsust saab kontrollida ka dokumendihaldussüsteemis endas, programmi Adobe Acrobat Reader kasutamata – DocLogix tuvastab elektroonilised allkirjad ja annab teada, kui neis on midagi valesti (näiteks pole ajamärgist).
  • Elektrooniline massallkirjastamine. Tahate elektrooniliselt allkirjastada korraga mitut PDF-dokumenti? Märgistage, nagu varemgi, süsteemis allkirjastatavad dokumendid ja klikake allkirjastamise nupule. Dokumendihaldussüsteemis DocLogix algab allkirjastamisprotsess, millesse lisatakse kõik teie valitud dokumendid. See funktsioon töötab siis, kui allkirjastatakse ID-kaardi sertifikaadiga. Tänu sellele funktsioonile hoiate kokku hulgaliselt aega.
  • PDF-dokumendi automaatne allkirjastamine kvalifitseerimata elektroonilise allkirjaga. See funktsioon on äärmiselt tähtis neil juhtudel, kui teete valiku protsesside automatiseerimise kasuks. Näiteks: registreerida saabunud dokumendid ja automaatselt allkirjastada registreerimise metaandmed.
  • Elektroonilise allkirjastamise funktsioon on seotud dokumendi kinnitamise ülesannetega või protsessitoimingutega. Teie dokumendihaldussüsteemi DocLogix haldur või mõni teine isik, kes digitaliseerib süsteemi ülejäänud protsessid, saab valida sellise võimaluse, et ülesande täitmiseks või teatud tüüpi dokumentide kinnitamiseks on nõutav elektrooniline allkiri. Nüüd pole teil enam vaja eraldi ära märkida, kes ja millal peab dokumendi allkirjastama. Süsteem võib kasutajalt iseseisvalt nõuda muuhulgas ka elektrooniliselt allkirjastatud PDF-vormingus dokumendi allkirja õigsust.
  • Üksikasjaliku info saamine dokumendi allkirjastanud isikute kohta. Kui te tahate teada, kes dokumendi allkirjastas, ei pea te seda avama ega infot otsima. Süsteem loob kõikide allkirjastanud isikute detailandmetest eraldi loetelu.

pdf-01

DocLogix´u kalender – mugav arvestus ning sündmuste ja objektide aja jälgimine

PDF-03

Dokumendihaldussüsteemi DocLogix 2016 uues versiooni pöörasime palju tähelepanu süsteemi kalendrimooduli adaptiivsusele. Üks kalendri kõige universaalsemaid kasutusvõimalusi on personali tööaja arvestus.

Dokumendihaldussüsteemi DocLogix kalender vähendab tõhusalt personaliosakonna töökoormust, kuna töötajad märgivad ISE kalendrisse töötatud aja. Personaliosakonna töötaja näeb kohe, kes ja kui kaua töötas ning kes töötas ja kes sõitis komandeeringusse. Pealegi, kui töötaja on oma töötunnid kalendrisse märkinud, peab kõik hilisemad muudatused kinnitama tema otsene juht. Nii saab tööaja tabeleid ja aruandeid täita palju lihtsamini ja kiiremini.

Toome siin ära ühe võimaliku DocLogix´u kalendri kasutusvõimaluse. See on asendamatu abiline autode, nõupidamisruumide ja teiste sisemiste ressursside haldamisel, töötajate puhkuste arvestamisel ja jälgimisel, seadmete kontrolligraafiku kalendri pidamisel ning paljudel muudel juhtudel.

Peale eelnevalt loetletu on uues versioonis ilmunud järgmised võimalused:

  • Kiirelt vaadata kalendris olevate sündmuste kohta detailset infot ilma neid avamata;
  • Märgistada erinevaid sündmusi erinevate värvidega nende visuaalseks eristamiseks.

pdf-04

Tahaksite DocLogix´u kalendreid kohe proovida? Pöörduge oma organisatsiooni DocLogix´u süsteemihalduri poole, ta lülitab selle funktsiooni sisse ning seadistab DocLogix 2016 süsteemihalduri uuenenud juhendeid järgides vajalikud parameetrid.

DocLogix´u kalendri administreerimise kursused on juba välja kuulutatud ja praegu koostatakse soovijatest gruppe. Täpsemat infot ja kursustele registreeruda saab e-postiaadressil: sales@doclogix.com

pdf-05

Aktiivsed kaustad (hot folders) – dokumentide kiirimport kolmandatest süsteemidest

Tihti muutub DocLogix meie klientide jaoks keskseks dokumendihaldussüsteemiks, kuhu kogunevad kogu organisatsiooni dokumendid ja tööd kajastav info. Seepärast esitleme selles versioonis haruldaselt lihtsat varianti info importimiseks kolmandatest süsteemidest või seadmetest. Dokumendid, mis on saadetud e-postiga või skaneeritud või pärinevad ERP- või mõnest muust süsteemist saab kesksesse dokumendihaldussüsteemi DocLogix importida ilma igasuguste raskusteta. Te saate dokumente automaatselt importida suvalisest saadaolevast Windowsi kaustast.

pdf-06

Kõige sagedamini võib kohata erinevaid aktiivsete kaustade (hot folders) kasutusjuhtusid:

  • Skaneeritud dokumentide automaatne laadimine dokumendihaldussüsteemi DocLogix. Te saate ikka veel hulgaliselt erinevaid paberdokumente, mida tuleb digitaliseerimiseks skaneerida ja pärast kanda dokumendihaldussüsteemi DocLogix nende edasiseks haldamiseks? Ühendage need tegevused: skaneerige need dokumendid ning automatiseerige nende laadimine DocLogix´i süsteemi. Nüüd on seda väga lihtne teha.
  • Organisatsiooni teistest süsteemidest pärit info uuendamine. Kui klient kasutab aktiivseid kaustu, kontrollib süsteem, kas varem saadetud dokument pole uuenenud. Uuenemise korral paneb DocLogix seda tähele ja uuendab infot.
  • Mobiilsete töötajate dokumentatsiooni automaatne süsteemi alla laadimine ja töötlusprotsessi alustamine. Te töötate teenuseid pakkuvas ettevõttes, kus juhid, maaklerid, projektijuhid või meistrid on pidevalt komandeeringutes ja koostavad oma tellimused, lepingud ja erinevad aktid teel olles? Meile on teile suurepärane uudis: Nüüd kogub dokumendihaldussüsteem DocLogix ise nende töö tulemused kokku (pildistab klindi allkirjaga üleandmisaktid, uued tellimuslehed, koostamisel olevad lepingud).

Kuidas see töötab?

Dokumendihaldussüsteemi DocLogix aktiivseid kaustu kasutades saate automatiseerida dokumentide ülekandmist kolmandatest süsteemidest, samal ajal nende metaandmeid kirjeldades.

Teil tuleb lihtsalt MS Office´i programme, Outlook´i ja Windows Explorer´it kasutades hoida dokumente üldise juurdepääsuga jagatud kaustas (Shared folder). Kõik ülejäänu teeb süsteem – paigutab dokumendi õigesse kohta, loob seda kirjeldava kaardi, omistab esmased turbevahendid ja salvestab. Kui te tahate, et dokumendid haagitaks erinevate failide kohe, tuleb lihtsalt luua mitu kausta в.

Koos uue versiooniga saate ka üksikasjaliku süsteemihalduri juhendi, mis instrueerib teie organisatsiooni dokumendihaldussüsteemi DocLogix süsteemihaldurit, kuidas seadistada dokumentide kiirimporti DocLogix´u süsteemi. Juba praegu registreeritakse gruppe DocLogix´u aktiivsete kaustade haldamise kursustele. Täpsemat infot ja registreeruda saab aadressil: sales@doclogix.com

Isikustatud aruannete koostamine ja laialisaatmine

Te kindlasti tahaksite jälgida seda, mis dokumendihaldussüsteemis DocLogix toimub? СMitu dokumenti on juba kinnitatud, mitu välja saadetud, palju tagasi saadud? Või siis huvitavad muud pidevalt muutuvad tegevusnäitajad? Nüüd pakume teile võimalust koostada aruanne DocLogix´u süsteemis tehtud toimingutest. See funktsioon sobib eriti personaliosakonna töötajatele, kes peavad jälgima töötajate hõivatust, tehtavate tööde mahtu (näiteks, mitu lepingut klientidega on töötaja X nädala jooksul on sõlminud, mitu puhkuseavaldust on täidetud jne) jms.

pdf-08

Kuidas see töötab?

Teie valitud andmevalikute järgi aruandevormide koostamiseks on vajalikud teadmised SQL-st ja HTML-is ning sellise päringuvormi unifitseeritud näidise leiate DocLogix´u süsteemi abijaotisest. Nende kahe instrumendi abil on teil võimalus luua endale sobivaim vorm, mida hakkate regulaarselt saama oma e-posti aadressile.

e-kirjad – lubage süsteemil töödelda e-kirju teie eest

Edukad ettevõtjad on juba selgeks saanud, et edukaks saamine pole tõhusa infohalduseta võimalik. Aga kuhu seda infot kõige rohkem koguneb? Loomulikult teie e-postkasti. Süsteemi uues versioonis on e-kirjade töötlemine muutunud palju mugavamaks. Neid on lihtsam filtreerida ja neist vajalikku infot otsida, sest e-kirjad on kontaktandmete kaudu seotud kõikide sellelt kontaktilt saadud, juba süsteemis olevate dokumentidega.

Automaatne e-kirjade import spetsiaalsetest postkastidest loob peale saatja e-posti aadressi allalaadimise kontaktikaardi või seob kirja juba süsteemis oleva kontaktiga.

Optimeeritud detailotsing – otsing ainult ettemääratud kohtadest

Märganud, et mõnikord jaotisest „Otsing ja aruanded“ käivitatud detailotsing on süsteemi tavakasutajale ikka veel raskelt käsitletav, optimeerisime ka selle funktsiooni. Nüüd leiate kiirelt ja pingutamata kõik dokumendid, sest otsitakse mitte kogu süsteemist, vaid ainult teie määratud dokumenditüüpide hulgast.

  1. Otsing dokumendi tüübi järgi – võimalus otsida, valides dokumendi tüübi ja sisestades teid huvitavad võtmesõnad otse otsingureale;
  2. Detailotsingu lihtsustatud aken, mille süsteemihaldur saab seadistada just selliseks, nagu talle vaja on. Ehk siis, talle näidatakse ainult neid ridu, mida ta kasutab seda tüüpi dokumendi loomiseks.

Lisatäiustused – veel kiiremini täidetavad ülesanded ja palju mugavamad protsessid

Püüeldes selle poole, et dokumendihaldussüsteem DocLogix vastaks veelgi rohkem klientide pidevalt muutuvatele vajadustele, täiendasime seda veel mõne tähtsa funktsiooniga:

 1. Andmete täitmise automatiseerimine. Ettevõtete ja organisatsioonide juhtidel tuleb igapäevaselt kirjutada ja lisada resolutsioone ning anda korraldusi ja ülesandeid oma alluvatele. Tihti on need korraldused ja ülesanded ühed ja samad: tutvuda, vastata, täita jne. Dokumendihaldussüsteemi DocLogix uues versioonis tuleb neil need korraldused ja ülesanded sisestada süsteemi vaid üks kord, edaspidi saab need valida juba nimekirjast. Kiire ja mugav.

pdf-9

Peale selle suudab uus automatiseeritud samm üle võtta ka teiste korduvate andmete või automaatselt täidetavatesse andmevormidesse andmete sisestamise. Enamus andmeid kordub ju sageli ning sõltuvad juba olemasolevatest andmetest või protsessi etapist. Teil tuleb lihtsalt määrata, mida ja ja millal täita. See funktsioon aitab säästa aega ja vältida inimfaktorist tekkida võivaid vigu.

2. Veelgi arukamad protsessid. Tavaliselt käivitub protsess dokumendi loomisstaadiumis automaatselt. Nüüd käivitab süsteem protsessi automaatselt siis, kui juba olemasoleva dokumendi andmeid korrigeeritakse. See on heaks abiks juhtudel, kui protsessi algus sõltub otseselt dokumendi andmetest.

 3. Muudatuste automaatne salvestamine. Dokumendi redigeerimisel (näiteks arve read) pole põhidokumenti enam vaja täiendavalt salvestada. Te ei pea enam mõistatama, kas kõik parandused said süsteemi salvestatud, nüüd teeb DocLogix seda teie eest.

 4. Unikaalsete täiendite laiendatud kontroll. Teil ei tule enam üle elada olukorda, kus pärast dokumendi kaardile suure hulga info sisestamist teatakse teile salvestamisel, et selline dokument on juba olemas. Nüüd saate selle info kohe. Dokumendihaldussüsteem DocLogix alustab kontrollimist juba esimeste andmete sisestamisel dokumendikaardile. Teie süsteemihaldur määrab vastavalt teie dokumenditüübile ja sisestatavale infole, millistel ridadel DocLogix dubleerivate andmete sisestamist kontrollib.

pdf11

 5. Dokumentide laiendatud kopeerimisfunktsioon. Selleks, et saaksite süsteemihaldurite tööd optimeerida, lõime dokumendihaldussüsteemi DocLogix dokumentide kopeerimise funktsiooni. Nüüd saate peale dokumendi kopeerimise selle kohe liigutada teise kohta dokumendihoidlas ja muuta vajadusel selle tüüpi.

Dokumendihaldussüsteemi DocLogix terminoloogias pole dokument mitte lihtsalt dokument selle laiemas mõistes, vaid ka seda dokumenti kirjeldav kaart koos kogu seda dokumenti iseloomustava infoga (kuupäev, saatja, vastutav isik, dokumendi number, summa jne.). Infoga täidetavaid ridu võib olla väga palju. Tavaliselt lasub süsteemihalduril keeruline ülesanne – luua igale uut tüüpi dokumendile seda kirjeldava kaardi mall, määrata kasutaja täidetavad read ja kasutusõigused (kes seda dokumenti näha võivad).

 6. Arvandmete täiustatud kuvamine dokumentides. Nüüd vastab nende andmete kuvamine täielikult teie riigis tavaks olevale arvandmete esitamise vormingustandardile (näiteks punkt enne tuhandelisi).

pdf14

 7. Dokumentide allalaadimine otse dokumendihaldussüsteemist DocLogix. Uues versioonis DocLogix 2016 laadite vajaliku dokumendi süsteemist alla vaid ühe hiireklikiga.

scr-10

Dokumentide redigreerimine veebilehitsejates Google Chrome ja Firefox

Teades, et teile meeldib valikuvõimalus, jätkame dokumendihaldussüsteemi DocLogix kättesaadavust erinevate veebilehitsejate kaudu. Nüüd saate faile redigeerida isegi siis, kui kasutate süsteemi mitte Internet Explorer´i kaudu.

Kui kasutate Apple seadmeid, pakume teile võimaluse ühenduda süsteemiga DocLogix veebilehitseja Google Chrome kaudu.

Vigade parandus

DocLogix eksisteerib tootena juba 13 aastat ja praeguse versiooniuuendusega pöörasime palju tähelepanu süsteemi koodi silumisele ja vigade parandamisele. Parandasime hulgaliselt sujuvat töötamist segavaid vigu. Nüüd töötab süsteem hoopis kiremini ja täpsemalt.

Tahaksite süsteemi uuendada juba täna? Võtke ühendust teie ettevõttes töötava DocLogix´u konsultandiga!

Kommentaarid
Võtke meiega ühendust

Kas sooviksite arutada, kuidas saab DocLogix aidata kaasa Teie ettevõtte eesmärkidele? Andke sellest meile teada, täites ära alljärgnev vorm.

Soovime, et meie veebilehe sirvimine oleks võimalikult mugav, mistõttu kasutamegi küpsiseid (cookies). Klõpsates nppu „Nõustun”, nõustute ka küpsiste salvestamisega. Täpsemat teavet küpsiste kohta ja kuidas nendest saab keelduda, lugege DocLogixi privaatsuspoliitikast.