Õige tööriista otsimine. Kuidas valida õiget dokumendihaldussüsteemi (DMS)

Püüdke endale ette kujutada umbes sellist olukorda: tõusete esmaspäeva hommikul ja otsustate järsku, et vajate uut nutitelefoni. Aga millist? Vahest midagi sellist, nagu on teie töökaaslasel kõrvalbüroos. Või hoopis see täiesti uus mudel, mida kasutab teie konkurendi ülemus… Te ei taha otsustamisele palju aega kulutada, seega otsustate valida poes müügil olevate telefonide hulgast. Jalutasite poodi sisse ja tardusite sealse küllusliku valiku ees? Ärge muretsege, juba mõne hetke pärast on teie juures müüginõustaja, kel on käes viie ja poole-tollise ekraaniga särav uus mudel. Kas osta või mitte? Äkki peaks hoopis koju minema ja järele mõtlema või hoopis oma sekretärilt nõu küsima?

Leidsin end kunagi sarnasest olukorrast, ainult et mina otsinud ei telefoni ega arvutit vaid dokumendihaldussüsteemi (DHS). Mäletan ikka veel seda tunnet kui sisestasin Google’i otsingureale fraasi „dokumendi- ja protsessihaldussüsteemid“ ja sain ligi pool miljonit erinevat tulemust. Ausalt öeldes tundsin siis kerget paanikat. Mida ma nüüd teen? Kuidas vältida uppumist infomerre?

Lahendus oli lihtne: ma lülitasin arvuti välja ja läksin tagasi tootmisettevõttesse, kus töötasin. Parim on alustada sellest valdkonnast, mida kõige paremini tunnete. Sellisel juhul oleks see valdkond konkreetse tootmisettevõtte spetsiifilised vajadused. Need annavadki su dokumendihaldussüsteemi otsingutele suuna.

Mida vaja on?

Mitu korda olete kuulnud väidet, et dokumendihaldussüsteemi vajadus saab alguse firmast endast? Mina ise olen seda kuulnud lugematu arv kordi. Niipea, kui oma otsinguid alustasin, sain aru, kui tähtis on see reegel ja paljuga peab arvestama, et firma vajadusi tuvastada. Lõppkokkuvõttes oli torupainutusettevõtte Triple D Bending peamine vajadus kontrolli saavutamine kaootiliselt toimuvate protsesside üle. Alles pärast selle peamise vajaduse tuvastamist saab dokumendihaldussüsteemi kasutada nende protsesside automatiseerimiseks ja optimeerimiseks.

Oli veel üks asi, mida ei tohi unustada: välised vajadused. Tootmisfirmas on need täpselt sama tähtsad kui sisemised vajadused. Lõppude lõpuks ei taha te ometi kaotada võimalust osaleda hangetel ainult selletõttu, et teie dokumentidel puuduvad sertifikaadid või nad ei vasta õigetele standarditele.

Pärast ettevõtte sise- ja välisvajaduste analüüsi hakkasin mõtlema sellele, kui palju firma suudaks dokumendihaldussüsteemi investeerida. Kui suurt kasu ja milliseid tulemusi ma saavutada tahan? Neile küsimustele vastamine aitas mul määratleda otsingupiirid ja välistada liiga kõrge maksumusega süsteemid.

Kes valib süsteemi ja kes seda kasutama hakkavad?

Kuigi mu kolleegid aitasid mul tuvastada firma vajadused, tegid nad valikuprotsessi palju raskemaks. Kehtis lihtne reegel: mida rohkem valikuid, seda keerulisemaks kõik muutub. Ma avastasin, et parimaks lahenduseks on leida üksainus ettevõtte vajadusi teadev inimene (või olla ise selleks isikuks), kes mõistab dokumendihaldussüsteemide tööpõhimõtteid ja näeb nende rakendusvõimalusi ettevõttes. Nad peaksid oskama näha suurt pilti, ärivisiooni ja suunda, kuhu ettevõttes kasutatavad tehnoloogiad ja turusektor arenevad. Muidugi on alati võimalus kutsuda kohale dokumendihaldussüsteemi arendava firma esindaja elik evangelist, kuid sul on ikka vaja kedagi, kellega nad rääkida saavad.

Kui su firmal sellist isikut pole, siis tuleks abiks võtta professionaalne nõustaja. See on eriti tähtis tootmisettevõtetele, sest neile on vaja ainulaadseid lahendusi.

Funktsionaalsus, funktsionaalsus…

Dokumendihaldussüsteemi valikul planeerisin alati mitu sammu ette, sest ettevõtte dokumendihaldussüsteemi vahetamine on palju kulukam kui turuuuringu jaoks nõustaja palkamine ja selle põhjal ettevõtte vajadustega sobiva dokumendihaldussüsteemi paigaldamine.

Seetõttu naasin Google’i juurde ja tegin dokumendihaldussüsteemide funktsionaalsusanalüüsi. Vahest saaks tootmisettevõte hakkama pilvepõhise lahendusega – või äkki tahaksin ma ise lahendused luua? Pärast olemasoleva info analüüsimist otsustasin, et meie ettevõtte vajadused kataks kõige paremini lahendus, mis võimaldaks protsesside automatiseerimist (mis oleks vajalik dokumendihaldussüsteemi kohandamisel firma spetsiifiliste vajadustega). Dokumendihaldussüsteem ise pidi olema paindlik ja seda pidi olema lihtne hallata, nii et seda saaks kasutada ka keskpäraste oskustega töötaja. Need teadmised tegid valikuprotsessi palju lihtsamaks ja vähendasid valikut poole võrra.

Miks on tagasiside nii oluline?

Iga dokumendihaldussüsteemi tutvustav veebileht on nagu eraldi maailm. Kuidas hoiduda eksimisest? Esiteks pöörasin ma tähelepanu erinevatele aspektidele, nagu näiteks dokumendihaldussüsteemi kohta kogunenud info, milliseid lahendusi olid ettevõtted rakendanud ning milliseid süsteemiomadusi oli esile toodud. Minu meelest on klientide lood ja tagasiside toote kohta eriti tähtsad. Ma ei otsinud tagasisidet ainult süsteemide kodulehtedelt, vaid ka sotsiaalmeediast. Milline oli üldmulje? Milline oli positiivse ja negatiivse tagasiside vaheline suhe? Kas internetis või meedias on edulugusid avaldatud? Näiteks sain ma DocLogix dokumendi- ja protsessihaldussüsteemi kohta teada siis, kui lugesin selle kohta, kuidas nad võitsid European IT Excellence konkursi auhinna.

Mida DHS teha suudab?

Lõpuks olin välja valinud viis dokumendihaldussüsteemi. Millised peaksid olema järgmised sammud? Hakkasin nende dokumendihaldussüsteemide veebilehtedel leiduvat infot hoolikamalt läbi lugema. Vaatasin tähelepanelikult läbi nende näitevideod ning lugesin ekspertide soovitusi ja kommentaare. Uurisin ka täpseid näiteid selle kohta, kuidas iga dokumendihaldussüsteemi oli rakendatud. See võimaldas mul teha järeldusi süsteemi paindlikkuse ja selle lahenduste rakendatavuse ja originaalsuse kohta. Selles staadiumis kahanes minu vajadustele vastavate dokumendihaldussüsteemide hulk veel rohkem.

Aeg kohtuda DHSi loojatega

Kui ma leidsin midagi, mis mind tõeliselt huvitas, siis kutsusin selle firma nõustajad individuaalsele esitlusele. Nüüd pidin vaid rääkima firma esindajatega ja kuulama tähelepanelikult nende vastuseid, pidades samal ajal meeles nende motiveeritust oma toote müügiks. Ma küsisin neilt spetsiifilisi küsimusi ja palusin tegelikke näiteid lahendustest ja täidetud lubadustest. Ma kohtusin ka dokumendihaldussüsteemi loojatega, kes esitlesid lihtsalt oma olemasolevast parimat valikut ilma ise küsimusi küsimata. Ma ei valinud neid ning jätkasin oma otsinguid ülejäänud paremate valikute hulgast.

Kuidas hinnata edu?

Viimaks leidsin dokumendihaldussüsteemi, mis rahuldas meie tootmisettevõtte vajadusi ja nõudeid parimal viisil. Ma sulgesin poe ja hakkasin uurima, kuidas rakendada dokumendihaldussüsteem tööle meie ettevõtte hüveks. Peale aastapikkust tööd DocLogix´u dokumendihaldussüsteemiga on meil Triple D Bending vajaduste katmiseks ainulaadsed lahendused (see katab kõik meie standardid alates tõhusast koostehaldusest kuni seadmete tehnilise hoolduseni).

Oma kogemustele toetudes võin öelda, et dokumendi- ja protsessihaldussüsteemi valimine avab teie firmadele suure hulga uusi võimalusi. Kasutage neid! 

Kuidas ma panin DocLogix´u dokumendihaldussüsteemi Triple D Bending´u vajadusi täitma? Loe selle kohta siit